درخواست دہندگان کے نمائندے کی خصوصیت
درخواست دہندگان کی نمائندہ خصوصیت امیگریشن سروس ڈیلیوری (ISD) کسٹمر سروس پورٹل کا حصہ ہے۔ یہ درخواست دہندگان کے نمائندوں کو درخواست دہندگان کی جانب سے ڈیجیٹل طور پر ISD کے ساتھ بات چیت کرنے کا ایک زیادہ موثر اور محفوظ طریقہ فراہم کرتا ہے۔
اس خصوصیت کو انتظامی کام کے بوجھ کو کم کرنے، ہارڈ کاپی دستاویزات پر انحصار کو کم کرنے، اور تمام مواصلات کا واضح، مرکزی نقطہ نظر فراہم کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ یہ رجسٹرڈ تنظیموں کو ایک اکاؤنٹ کے ذریعے ممبر اکاؤنٹس کو برقرار رکھنے اور کلائنٹ کی نمائندگی کی درخواستوں، سوالات اور متعلقہ دستاویزات کا انتظام کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
اس گائیڈ کا مقصد تنظیم کے منتظمین اور تنظیم کے اراکین کے لیے ہے جو کلائنٹس کی نمائندگی کرنے اور اپنی تنظیم کی جانب سے پورٹل استعمال کرنے کے مجاز ہیں۔
یہ رہنمائی فراہم کرتا ہے کہ کیسے:
• ایک تنظیم قائم کریں۔
• تنظیم اور اراکین کا نظم کریں۔
• نئی خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے کلائنٹس کی نمائندگی کریں اور ان کا نظم کریں۔
منتخب کریں کہ آپ کو کیا کرنا ہے۔
رجسٹر کریں اور اپنی تنظیم قائم کریں۔
اپنی تنظیم کو رجسٹر کریں اور پہلے ایڈمنسٹریٹر اکاؤنٹ کو فعال کریں۔
اپنی تنظیم اور صارفین کا نظم کریں۔
صارفین کو مدعو کریں، ایڈمنسٹریٹر تک رسائی تفویض کریں، تفصیلات اپ ڈیٹ کریں اور کام کا نظم کریں۔
کلائنٹس کی نمائندگی اور انتظام کریں۔
کلائنٹس کو شامل کریں، ریکارڈ دیکھیں، سوالات اور دستاویزات کا نظم کریں، اور نمائندگی ختم کریں۔
رجسٹر کریں اور اپنی تنظیم قائم کریں۔
رجسٹریشن کا لنک حاصل کریں۔
اپنی تنظیم کو رجسٹر کرنے سے پہلے آپ کو رجسٹریشن لنک کی ضرورت ہے۔ آپ اسے دو طریقوں سے حاصل کر سکتے ہیں:
- ISD کسٹمر سروس کی طرف سے جاری کردہ ای میل رجسٹر کرنے کے دعوت نامے میں؛ یا
- رجسٹریشن لنک کی درخواست کرنے کے لیے [email protected] پر ای میل کر کے۔
رجسٹریشن مکمل کریں۔
- رجسٹریشن کا لنک کھولیں۔ آپ کو کسٹمر سروس پورٹل سائن ان اسکرین پر لے جایا جائے گا۔ اکاؤنٹ کو چالو کریں کو منتخب کریں۔
- کام کا ایک ای میل پتہ درج کریں جس تک آپ کو آسانی سے رسائی حاصل ہو اور تصدیقی کوڈ بھیجیں کو منتخب کریں۔
- تصدیقی ای میل کھولیں اور کوڈ نوٹ کریں ۔
- پورٹل پر واپس جائیں، تصدیقی کوڈ درج کریں۔
- مرحلہ 1: تنظیم کے منتظم کی ابتدائی تفصیلات درج کریں۔
براہ کرم نوٹ کریں کہ ابتدائی منتظم کا رجسٹرڈ وکیل ہونا ضروری ہے ۔
- مرحلہ 2: اپنی تنظیم کی تفصیلات درج کریں۔
- مرحلہ 3: معلومات کا جائزہ لیں اور رجسٹریشن کی درخواست جمع کروائیں۔
آپ کے جمع کرانے کے بعد کیا ہوتا ہے۔
ISD کسٹمر سروس ٹیم تنظیم کی رجسٹریشن کی درخواست کا جائزہ لے گی۔ تنظیم کے منظور ہونے کے بعد، درخواست میں نامزد ابتدائی تنظیم کے منتظم کو ایک ای میل موصول ہوگا جس میں انہیں اپنا انفرادی اکاؤنٹ رجسٹر کرنے کی دعوت دی جائے گی۔
ان اقدامات پی ایس کا استعمال کریں اگر آپ ہیں:
- تنظیم کی منظوری کے بعد آپ کے اکاؤنٹ کو فعال کرنے والا ابتدائی تنظیم کا منتظم؛
- یا کسی صارف کو کسی ایسی تنظیم میں شامل ہونے کی دعوت دی جائے جو پہلے سے رجسٹرڈ ہے۔
اپنے ای میل ایڈریس کی تصدیق کریں۔
- دعوتی ای میل کھولیں اور ایکسیس پورٹل/سیٹ اپ اکاؤنٹ کو منتخب کریں۔
جب آپ لنک کی پیروی کرتے ہیں، تو آپ کو Microsoft Authenticator ایپ ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے کہا جائے گا، جو آپ کے اکاؤنٹ کو دھوکہ دہی سے بچانے کے لیے ایک ملٹی فیکٹر تصدیقی ٹول ہے۔
ملٹی فیکٹر توثیق (MFA) ترتیب دینا
جب آپ سائن ان کرتے ہیں تو ملٹی فیکٹر تصدیق ایک اضافی سیکیورٹی چیک کا اضافہ کرتی ہے۔ پورٹل Microsoft Authenticator ایپ استعمال کرتا ہے۔
- Apple App Store یا Google Play Store سے Microsoft Authenticator ایپ ڈاؤن لوڈ کریں اگر یہ پہلے سے انسٹال نہیں ہے۔
- اپنے موبائل فون پر Microsoft Authenticator کھولیں۔
- اپنے موبائل فون کا استعمال کرتے ہوئے، پورٹل صفحہ پر دکھائے گئے QR کوڈ کو اسکین کریں۔ اگر آپ QR کوڈ کو اسکین نہیں کر سکتے ہیں، تو اسے دستی طور پر سیٹ اپ کو منتخب کریں اور فراہم کردہ کوڈ کا استعمال کریں۔
- جب Microsoft Authenticator بدلتے ہوئے تصدیقی کوڈ کو دکھانا شروع کر دے تو پورٹل پر واپس جائیں اور جاری رکھیں کو منتخب کریں۔
- Microsoft Authenticator سے موجودہ کوڈ درج کریں اور تصدیق کو منتخب کریں۔ براہ کرم یقینی بنائیں کہ آپ تازہ ترین کوڈ درج کرتے ہیں۔
اپنا پاس ورڈ بنائیں اور ڈیش بورڈ کھولیں۔
اب آپ کو پاس ورڈ بنانے کے لیے مدعو کیا جائے گا۔
- ایک پاس ورڈ بنائیں اور دوبارہ درج کریں جو اسکرین پر دکھائے گئے تقاضوں کو پورا کرتا ہو۔ داخل ہونے کے بعد اپنے اکاؤنٹ کو چالو کریں کو منتخب کریں۔
- استعمال کی شرائط اور رازداری کا نوٹس پڑھیں۔ تصدیق کریں کہ آپ اتفاق کرتے ہیں اور ڈیش بورڈ پر جاری رکھیں کو منتخب کریں۔
آپ کا اکاؤنٹ اب فعال ہے۔ مستقبل میں سائن ان کرنے کے لیے آپ کو اپنا ای میل پتہ، پاس ورڈ اور ایک نئے تیار کردہ Microsoft Authenticator کوڈ کی ضرورت ہوگی۔
اپنی تنظیم اور صارفین کا نظم کریں۔
انتظامیہ کا علاقہ تنظیم کے منتظمین کے لیے دستیاب ہے۔ اس کا استعمال مجاز صارفین کو منظم کرنے، اجازتیں تفویض کرنے، تنظیم کی تفصیلات کا نظم کرنے اور تنظیم کے تعاون کے سوالات کے لیے کیا جاتا ہے۔
ایک صارف شامل کریں۔
- اپنے اکاؤنٹ میں سائن ان کریں اور پھر ایڈمنسٹریشن ٹیب کو منتخب کریں۔
مجاز صارفین کے ٹیب کو منتخب کریں اور پھر صارف شامل کریں کو منتخب کریں۔
صارف شامل کریں ٹیب میں
- سیکشن 1 - صارف کا کردار: مناسب صارف کی قسم منتخب کریں۔
- سیکشن 2 - صارف کی رسائی: منتخب کریں کہ آیا صارف کے پاس منتظم ہونا چاہیے۔
- سیکشن 3 - صارف کی تفصیلات: جہاں ضرورت ہو صارف کا پیشہ ورانہ رجسٹریشن نمبر درج کریں، پہلا نام، آخری نام اور کام کا انفرادی ای میل پتہ۔
- جائزہ لیں اور بھیجیں کو منتخب کریں۔
تصدیقی اسکرین پر دکھائی گئی تفصیلات کو چیک کریں۔ اگر درست ہے تو Send Invite کو منتخب کریں۔
دعوت نامہ بھیجے جانے پر پورٹل کامیابی کا پیغام دکھائے گا۔
صارف کی تفصیلات یا اجازتوں کو اپ ڈیٹ کریں۔
- ایڈمنسٹریشن ٹیب کو کھولیں۔
مجاز صارفین کے ٹیب میں، صارف کا پہلا نام منتخب کرکے منتخب کریں۔
- صارف کے ریکارڈ پر، تفصیلات میں ترمیم کریں کو منتخب کریں۔
- ضرورت کے مطابق صارف کی قسم ، منتظم تک رسائی یا ذاتی تفصیلات کو اپ ڈیٹ کریں۔
- اپ ڈیٹ کو منتخب کریں۔
تبدیلیوں کا جائزہ لیں اور تبدیلیوں کی تصدیق کریں کو منتخب کریں۔
تفصیلات اپ ڈیٹ ہونے پر پورٹل کامیابی کا پیغام دکھائے گا۔
کسی صارف کو ہٹا دیں۔
- ایڈمنسٹریشن ٹیب کو کھولیں۔
- مجاز صارفین کے ٹیب میں، صارف کا پہلا نام منتخب کر کے منتخب کریں۔
- یہ یقینی بنانے کے لیے نیلے بینر یا صارف کا ریکارڈ چیک کریں کہ آپ نے صحیح صارف کو کھولا ہے۔
- تنظیم سے ہٹائیں کو منتخب کریں۔
- پورٹل کے ذریعہ دکھائے گئے کسی بھی فعال کام کا جائزہ لیں ۔
- ہٹانے کی تصدیق کرنے کے لیے رسائی منسوخ کریں کو منتخب کریں ۔
ایک پورٹل پیغام اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ ہٹانا کامیاب ہو گیا ہے۔
صارف مزید سائن ان یا تنظیم کی معلومات نہیں دیکھ سکے گا۔ اگر صارف کے فعال سوالات ہیں، تو وہ آئٹمز تنظیم میں واپس آجائیں گے اور انہیں دوبارہ تفویض کیا جا سکتا ہے۔
ہٹائے گئے صارف کو بعد میں دوبارہ مدعو کیا جا سکتا ہے اگر انہیں رسائی بحال کرنے کی ضرورت ہو۔
تنظیم کی تفصیلات کو اپ ڈیٹ کریں۔
ایڈمنسٹریشن ٹیب کو کھولیں۔
- تنظیم کی تفصیلات یا فرم تفصیلات سیکشن تلاش کریں۔
- تفصیلات میں ترمیم کریں کو منتخب کریں۔
- ضرورت کے مطابق تنظیم کا فون نمبر یا پتہ کی تفصیلات اپ ڈیٹ کریں۔
- ستارے کے نشان والے تمام لازمی فیلڈز کو مکمل کریں۔
- اپ ڈیٹ کو منتخب کریں۔
کلائنٹس، سوالات اور کام کا نظم کریں۔
تنظیم کے منتظمین تنظیم سے وابستہ تمام کلائنٹس اور سوالات کو دیکھ اور ان کا نظم کر سکتے ہیں اور صارفین کے درمیان کام دوبارہ تفویض کر سکتے ہیں۔
کلائنٹس کی نمائندگی اور انتظام کریں۔
کلائنٹ کو شامل کرنے کے لیے، آپ کو کلائنٹ کی درست امیگریشن ID کی ضرورت ہے۔ پورٹل اس ID کو کلائنٹ کو تلاش کرنے اور نمائندگی کی درخواست بھیجنے کے لیے استعمال کرتا ہے۔
آپ کو اپنے کلائنٹ سے امیگریشن ID کی درخواست کرنی ہوگی۔ یہ درخواست دہندہ کے ISD کسٹمر سروس پورٹل اکاؤنٹ کے ڈیش بورڈ پر دستیاب ہے۔
کلائنٹ کو شامل کرنے کے لیے آپ کو یہ کرنا پڑے گا:
- اپنے اکاؤنٹ میں سائن ان کریں اور کلائنٹس ٹیب کو منتخب کریں۔
آرگنائزیشن ٹیب کو کھولیں پھر کلائنٹ شامل کریں کو منتخب کریں۔
کلائنٹ کی امیگریشن ID درج کریں۔
ID کو احتیاط سے چیک کریں اور نمائندگی کی درخواست بھیجنا جاری رکھیں۔
امیگریشن آئی ڈی چیک کریں۔
اگر امیگریشن آئی ڈی میں کوئی خامی ہے یا ریکارڈ سے مماثل نہیں ہے، تو پورٹل ظاہر کرے گا: "ایک خرابی پیش آ گئی ہے۔ براہ کرم فراہم کردہ امیگریشن ID کا جائزہ لیں۔"
تنظیم کی ایک درخواست پہلے سے موجود ہے۔
اگر تنظیم میں کسی نے پہلے ہی اسی کلائنٹ کے لیے درخواست بھیجی ہے، تو پورٹل ظاہر کرے گا: "آپ کی تنظیم نے پہلے ہی اس کلائنٹ کی نمائندگی کے لیے درخواست جمع کرادی ہے۔"
جب نمائندگی کی درخواست بھیجی جائے گی تو پورٹل کامیابی کا پیغام دکھائے گا۔
ایک کلائنٹ تلاش کریں
سائن ان کریں اور کلائنٹس ٹیب کو منتخب کریں۔
اپنے ساتھ وابستہ کلائنٹس کو دیکھنے کے لیے پیروی کریں ، یا تنظیم سے وابستہ کلائنٹس کو دیکھنے کے لیے تنظیم کا انتخاب کریں۔
کلائنٹ کو تلاش کرنے کے لیے تلاش، ترتیب یا فلٹر کے اختیارات استعمال کریں۔
کلائنٹ کی فہرست کو معلومات کا استعمال کرتے ہوئے تلاش یا ترتیب دیا جا سکتا ہے جیسے:
- امیگریشن ID؛
- پہلا نام؛
- آخری نام؛
- تاریخ پیدائش؛
- ای میل ایڈریس؛ اور
- موبائل فون نمبر.
کلائنٹ کا ریکارڈ کھولیں۔
- فہرست میں کلائنٹ کو تلاش کریں۔
- کلائنٹ کا پہلا نام منتخب کریں۔
- اس بات کی تصدیق کرنے کے لیے نیلے رنگ کے بینر کو چیک کریں کہ آپ صحیح کلائنٹ پروفائل دیکھ رہے ہیں۔
- بینر یہ بتائے گا کہ اب آپ نامزد کلائنٹ کا پروفائل دیکھ رہے ہیں۔
سوالات کے ٹیب سے سوالات دیکھیں
- پورٹل کے اوپری حصے میں سوالات کے ٹیب کو منتخب کریں۔
- آپ جن کلائنٹس کی پیروی کرتے ہیں ان سے وابستہ سوالات دیکھنے کے لیے پیروی کریں ، یا تنظیم کے تمام سوالات دیکھنے کے لیے تنظیم کا انتخاب کریں۔
- سوال تلاش کرنے کے لیے فہرست کو تلاش کریں، فلٹر کریں یا ترتیب دیں۔
- سوال کو کھولنے کے لیے کلائنٹ کا نام یا استفسار ID منتخب کریں۔
-
استفسار کی فہرست میں شامل ہوسکتا ہے:
- کلائنٹ
- سوال ID؛
- قسم
- ذیلی قسم؛
- حیثیت؛
- کی طرف سے پیدا; اور
- تاریخ تخلیق کی.
کلائنٹ کے ریکارڈ سے سوالات دیکھیں
کلائنٹ کا ریکارڈ کھولیں۔
- نچلے کارڈ یا میز تک سکرول کریں۔
- سوالات کھولیں (کی جانب سے)۔
- متعلقہ استفسار کو منتخب کریں۔
کلائنٹ کے سوالات برآمد کریں۔
- کلائنٹ کا ریکارڈ کھولیں۔
- وہ کلائنٹ ریکارڈ منتخب کریں جسے آپ دیکھنا چاہتے ہیں۔
- سوالات کھولیں (کی جانب سے)۔
- ہر ایک سوال کے ساتھ والے بٹن کو منتخب کریں جسے آپ برآمد کرنا چاہتے ہیں۔
- برآمد کو منتخب کریں۔
- تصدیقی اسکرین کا جائزہ لیں۔
- سوالات برآمد کریں کو منتخب کریں۔
کلائنٹ دستاویز کا پیش نظارہ یا ڈاؤن لوڈ کریں۔
- کلائنٹ کا ریکارڈ کھولیں۔
- نچلے کارڈ تک سکرول کریں اور دستاویزات کا ٹیب کھولیں۔
- ہر دستاویز کے ساتھ منسلک سوال کو دیکھنے کے لیے متعلقہ کالم کا استعمال کریں۔
- متعلقہ استفسار کو کھولنے کے لیے ایک سوال ID منتخب کریں۔
- دستاویز کا پیش نظارہ کرنے کے لیے فائل کا نام منتخب کریں۔
- دستاویز کو ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے ڈاؤن لوڈ آئیکن کو منتخب کریں۔
کلائنٹ کو ہٹانے سے درخواست گزار کے نمائندے کے تعلقات کے ذریعے کلائنٹ تک تنظیم کی رسائی ختم ہوجاتی ہے۔ یہ کلائنٹ کے اپنے کسٹمر سروس پورٹل اکاؤنٹ کو نہیں ہٹاتا ہے۔
اپنی تنظیم سے کلائنٹ کو ہٹانے کے لیے:
- سائن ان کریں اور کلائنٹ ٹیب کو منتخب کریں۔
- فالونگ یا آرگنائزیشن ٹی بی میں کلائنٹ کو تلاش کریں۔
- کلائنٹ کا ریکارڈ کھولنے کے لیے کلائنٹ کا پہلا نام منتخب کریں۔
- اس بات کی تصدیق کرنے کے لیے پروفائل بینر چیک کریں کہ آپ نے صحیح کلائنٹ کھولا ہے۔
- کلائنٹ کی تفصیلات کارڈ میں، کلائنٹ کو ہٹا دیں کو منتخب کریں۔
- اگر کلائنٹ کے پاس کوئی فعال آئٹمز (یعنی سوالات، ایپلیکیشنز) ہیں تو سسٹم آپ کو اس اسکرین کے اندر ان آئٹمز کے بارے میں مطلع کرے گا۔ تصدیقی اسکرین پر دکھائے گئے کسی بھی فعال سوالات یا ایپلیکیشنز کا جائزہ لیں۔
- نمائندگی ختم کرنے کی وجہ کا انتخاب کریں۔
- اگر آپ دوسرے کو منتخب کرتے ہیں تو ٹیکسٹ باکس میں وجہ درج کریں۔
- معلومات کا جائزہ لیں اور ہٹانے کی تصدیق کریں۔
|
کلائنٹ کو ہٹانے سے پہلے فعال کام کی جانچ کریں۔ آپ کے جاری رکھنے سے پہلے پورٹل کلائنٹ کے ساتھ منسلک فعال سوالات یا ایپلیکیشنز دکھائے گا۔ |