Funkcja „Przedstawiciel wnioskodawcy”

Funkcja „przedstawiciel wnioskodawcy” stanowi część portalu obsługi klienta Immigration Service Delivery (ISD). Zapewnia ona przedstawicielom wnioskodawców bardziej wydajny i bezpieczny sposób komunikacji z ISD drogą elektroniczną w imieniu wnioskodawców.

Funkcja ta ma na celu zmniejszenie obciążenia administracyjnego, ograniczenie do minimum korzystania z dokumentów w formie papierowej oraz zapewnienie przejrzystego, scentralizowanego wglądu we wszelką korespondencję. Umożliwia ona zarejestrowanym organizacjom prowadzenie kont członków oraz zarządzanie wnioskami o reprezentację klientów, zapytaniami i powiązanymi dokumentami za pośrednictwem jednego konta.

Niniejszy przewodnik jest przeznaczony dla administratorów organizacji oraz członków organizacji, którzy są upoważnieni do reprezentowania klientów i korzystania z portalu w imieniu swojej organizacji.

Zawiera wskazówki dotyczące tego, jak:

• Założyć organizację

• Zarządzanie organizacją i członkami

• Obsługa klientów i zarządzanie ich sprawami przy użyciu nowej funkcji

Funkcja „Przedstawiciel wnioskodawcy” jest przeznaczona dla prawników świadczących usługi reprezentacji na rzecz wnioskodawców. Kancelarie prawne, które chcą korzystać z tej funkcji, mogą zarejestrować konto w dziale obsługi klienta ISD.

Dzięki funkcji przedstawiciela wnioskodawcy organizacje mogą:

• Zarejestrować swoją organizację i wyznaczyć pierwszego administratora*.

• Dodawanie członków organizacji i zarządzanie nimi oraz ich uprawnieniami dostępu.

• Wysyłanie wniosków o reprezentację klientów i zarządzanie nimi.

• Przeglądanie i pobieranie danych klientów, zapytań oraz dokumentów powiązanych z ich organizacją.

• Zgłaszać zapytania do pomocy technicznej dotyczące korzystania z portalu przez ich organizację oraz śledzić ich status.

* Pierwszym administratorem organizacji musi być zarejestrowany adwokat.

Korzystanie z tej funkcji podlega Warunkom korzystania z portalu obsługi klienta ISD oraz Informacji o ochronie danych osobowych, które należy zaakceptować podczas aktywacji konta.

Przed rozpoczęciem procesu rejestracji upewnij się, że masz:

  • dostęp do komputera z dostępem do Internetu;
  • dostęp do służbowej poczty elektronicznej (nie można korzystać z ogólnodostępnych kont e-mailowych)
  • telefon komórkowy, na którym można uruchomić aplikację Microsoft Authenticator; oraz
  • link do rejestracji (jeśli nie otrzymałeś zaproszenia do rejestracji, możesz poprosić o nie w dziale obsługi klienta ISD).
Do pierwszej rejestracji należy użyć komputera

Nie należy przeprowadzać wstępnej rejestracji na telefonie komórkowym ani tablecie. Telefon komórkowy będzie potrzebny do skonfigurowania aplikacji Microsoft Authenticator podczas korzystania ze strony rejestracji na innym urządzeniu.

Potrzebne będą również informacje dotyczące pierwszego administratora organizacji oraz samej organizacji.

Dane administratora organizacji początkowej

  • numer rejestracji zawodowej;
  • imię;
  • nazwisko; oraz
  • osobisty służbowy adres e-mail.

Dane organizacyjne

  • nazwa organizacji;
  • strona internetowa organizacji, jeśli dotyczy;
  • czy organizacja jest zarejestrowana w Irlandzkiej Izbie Adwokackiej;
  • czy organizacja zatrudnia co najmniej jednego adwokata zarejestrowanego w Irlandzkiej Izbie Adwokackiej; oraz
  • liczba członków organizacji.

Wymagania wstępne dla administratora

Pierwszym administratorem organizacji musi być zarejestrowany adwokat. Jest to część procesu weryfikacji organizacji i jej wstępnej konfiguracji.

Gdy organizacja zaprosi później użytkowników, każda osoba musi posługiwać się indywidualnym adresem e-mail z tą samą nazwą domeny, która została użyta podczas zakładania organizacji.

Wybierz, co musisz zrobić

Zarejestruj się i skonfiguruj swoją organizację

Zarejestruj się i skonfiguruj swoją organizację

Zarejestruj swoją organizację i aktywuj pierwsze konto administratora.

Zarządzaj swoją organizacją i użytkownikami

Tutaj umieść swoją treść

Zapraszaj użytkowników, przydzielaj uprawnienia administratora, aktualizuj dane i zarządzaj zadaniami.

Reprezentowanie klientów i zarządzanie ich sprawami

Tutaj umieść swoją treść

Dodawanie klientów, przeglądanie danych, zarządzanie zapytaniami i dokumentami oraz zakończenie reprezentacji.

Zarejestruj się i skonfiguruj swoją organizację

Pobierz link do rejestracji

Aby zarejestrować swoją organizację, potrzebujesz linku rejestracyjnego. Możesz go uzyskać na dwa sposoby:

  • w wiadomości e-mail z zaproszeniem do rejestracji wysłanej przez dział obsługi klienta ISD; lub
  • wysyłając wiadomość e-mail na adres [email protected] w celu uzyskania linku rejestracyjnego.

Zakończ rejestrację

  • Otwórz link rejestracyjny. Zostaniesz przekierowany do ekranu logowania do portalu obsługi klienta. Wybierz opcję „Aktywuj konto”.

Ekran logowania umożliwiający rozpoczęcie procesu rejestracji organizacji

  • Wprowadź służbowy adres e-mail, do którego masz łatwy dostęp, a następnie wybierz opcję „Wyślij kod weryfikacyjny”.

Ekran wprowadzania adresu e-mail z przyciskiem służącym do wygenerowania kodu weryfikacyjnego

  • Otwórz wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym i zapisz kod.

Zrzut ekranu z wiadomością e-mail zawierającą kod weryfikacyjny

  • Wróć do portalu i wprowadź kod weryfikacyjny
  • Krok 1: Wprowadź dane pierwszego administratora organizacji.
    Należy pamiętać, że pierwszym administratorem musi być zarejestrowany adwokat.

Zrzut ekranu przedstawiający formularz służący do podania danych pierwszego administratora

  • Krok 2: Wprowadź dane swojej organizacji.

Zrzut ekranu z formularzem służącym do podania danych organizacji

  • Krok 3: Sprawdź podane informacje i prześlij wniosek o rejestrację.

Zrzut ekranu podsumowujący wprowadzone dane wraz z opcją przesłania Ekran potwierdzenia informujący o wysłaniu żądania

Co się dzieje po wysłaniu zgłoszenia

Zespół obsługi klienta ISD rozpatrzy wniosek o rejestrację organizacji. Po zatwierdzeniu organizacji administrator organizacji wskazany we wniosku otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem do zarejestrowania swojego indywidualnego konta.

Skorzystaj z tych wskazówekP.S. Jeśli jesteś:

  • pierwszy administrator organizacji, który aktywował Twoje konto po zatwierdzeniu organizacji;
  • lub użytkownik zaproszony do organizacji, która jest już zarejestrowana.

Zweryfikuj swój adres e-mail

  • Otwórz wiadomość e-mail z zaproszeniem i wybierz opcję „Portal dostępu/Skonfiguruj konto”.

Zrzut ekranu z wiadomością e-mail z zaproszeniem dla pierwszego administratora do rejestracji. Wiadomość zawiera link umożliwiający skonfigurowanie konta

Po kliknięciu linku pojawi się prośba o pobranie aplikacji Microsoft Authenticator – narzędzia do uwierzytelniania wieloskładnikowego, które chroni Twoje konto przed oszustwami.

Konfiguracja uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA)

Uwierzytelnianie wieloskładnikowe zapewnia dodatkową kontrolę bezpieczeństwa podczas logowania. Portal korzysta z aplikacji Microsoft Authenticator.

Ekran z kodem QR umożliwiającym pobranie aplikacji Microsoft AuthenticatorIkony sklepów Google Play i Apple App Store

  • Jeśli aplikacja Microsoft Authenticator nie jest jeszcze zainstalowana, pobierz ją ze sklepu Apple App Store lub Google Play Store.
  • Uruchom aplikację Microsoft Authenticator na swoim telefonie komórkowym.
  • Za pomocą telefonu komórkowego zeskanuj kod QR wyświetlony na stronie portalu. Jeśli nie możesz zeskanować kodu QR, wybierz opcję „Skonfiguruj ręcznie” i wprowadź podany kod.

Zrzut ekranu z aplikacji Microsoft Authenticator pokazujący, jak dodać konto za pomocą zaznaczonego symbolu „+” znajdującego się w prawym górnym rogu  Drugi zrzut ekranu z aplikacji MS Authenticator, przedstawiający opcję zalogowania się lub zeskanowania kodu QR

Zrzut ekranu z portalu ISD, na którym widoczny jest zakreślony na czerwono kod QR, który użytkownicy mogą zeskanować w celu powiązania go z kontem ISD Trzeci zrzut ekranu z aplikacji MS Authenticator przedstawiający sześciocyfrowy kod uwierzytelniający

  • Gdy aplikacja Microsoft Authenticator zacznie wyświetlać zmieniający się kod weryfikacyjny, wróć do portalu i wybierz opcję „Kontynuuj”.
  • Wprowadź aktualny kod z aplikacji Microsoft Authenticator i wybierz opcję „Zweryfikuj”. Upewnij się, że wprowadzasz najnowszy kod.

Zrzut ekranu przedstawiający stronę portalu, na której użytkownicy mogą wprowadzić kod z aplikacji uwierzytelniającej

Utwórz hasło i otwórz pulpit nawigacyjny

Zostaniesz teraz poproszony o utworzenie hasła

  • Utwórz i ponownie wprowadź hasło spełniające wymagania wyświetlone na ekranie. Po wprowadzeniu hasła wybierz opcję „Aktywuj konto”.

Ekran z dwoma polami, w których użytkownicy mogą wprowadzić wybrane hasło i potwierdzić jego poprawność

  • Zapoznaj się z Warunkami korzystania z serwisu i Polityką prywatności. Potwierdź, że wyrażasz zgodę, a następnie wybierz opcję „Przejdź do pulpitu nawigacyjnego”.

Zrzut ekranu z prośbą o wyrażenie zgody na Warunki korzystania z serwisu i Politykę prywatności

Twoje konto jest już aktywne. Do przyszłych logowań będziesz potrzebować adresu e-mail, hasła oraz nowo wygenerowanego kodu z aplikacji Microsoft Authenticator.

Zarządzaj swoją organizacją i użytkownikami

Pierwszy administrator organizacji

Pierwszym administratorem organizacji jest zarejestrowany prawnik wskazany podczas procesu rejestracji organizacji. Po aktywowaniu swojego konta pierwszy administrator organizacji może przystąpić do konfigurowania użytkowników i uprawnień w organizacji.

Po zakończeniu konfiguracji uprawnienia pierwszego administratora można zmienić w taki sam sposób, jak w przypadku każdego innego administratora organizacji. Organizacja może usunąć lub zastąpić pierwszego administratora.

Administrator organizacji

Administrator organizacji może:

  • dodawanie i usuwanie użytkowników;
  • przyznać innemu użytkownikowi uprawnienia administratora;
  • usunąć uprawnienia administratora;
  • edytuj dane organizacji;
  • zarządzać wszystkimi klientami i zapytaniami związanymi z organizacją;
  • przydzielić zadania;
  • usunąć kolejnego administratora; oraz
  • usunąć lub zmienić pierwotnego administratora organizacji.

Członek organizacji

Członek organizacji to osoba zaproszona do korzystania z konta organizacji. Członek może być zarejestrowany jako adwokat, asystent prawny lub osoba nieposiadająca uprawnień zawodowych.

Typ użytkownika i uprawnienia administratora

Typ użytkownika określa rolę danej osoby w organizacji. Uprawnienia administratora stanowią odrębne uprawnienie. Administrator musi wybrać zarówno odpowiedni typ użytkownika, jak i zdecydować, czy dana osoba powinna posiadać uprawnienia administratora.

Należy korzystać z indywidualnych służbowych adresów e-mail

Każdy użytkownik musi posiadać własny adres e-mail. Adres e-mail musi zawierać tę samą zarejestrowaną nazwę domeny, co nazwa organizacji, np. [email protected].

Widoki podległości i organizacyjne

Widok „Następujące” przedstawia klientów i zapytania powiązane z zalogowanym użytkownikiem. Widok „Organizacja” przedstawia klientów i zapytania dostępne w całej organizacji.

Obszar administracyjny jest dostępny dla administratorów organizacji. Służy on do zarządzania uprawnionymi użytkownikami, przyznawania uprawnień, zarządzania danymi organizacji oraz obsługi zapytań dotyczących wsparcia technicznego dla organizacji.

Dodaj użytkownika

  • Zaloguj się na swoje konto, a następnie wybierz zakładkę „Administracja”.

Zrzut ekranu pulpitu nawigacyjnego z zaznaczoną zakładką „Administracja”

Wybierz zakładkę „Uprawnieni użytkownicy ”, a następnie opcję „Dodaj użytkownika”.

Zrzut ekranu z zakładki „Upoważnieni użytkownicy”, na którym zaznaczono przycisk „Dodaj użytkownika”

W zakładce „Dodaj użytkownika ”

  • Sekcja 1 – Rola użytkownika: Wybierz odpowiedni typ użytkownika.
  • Sekcja 2 – Uprawnienia użytkownika: Wybierz, czy użytkownik powinien mieć uprawnienia administratora.
  • Sekcja 3 – Dane użytkownika: W odpowiednich polach należy podać numer rejestracji zawodowej użytkownika, imię, nazwisko oraz prywatny służbowy adres e-mail.
  • Wybierz opcję „Sprawdź i wyślij”.

Zrzut ekranu z zakładki „Dodaj użytkownika”

Sprawdź dane wyświetlone na ekranie potwierdzenia. Jeśli są poprawne, wybierz opcję „Wyślij zaproszenie”.

Zrzut ekranu przedstawiający ekran „Przejrzyj i potwierdź”

Po wysłaniu zaproszenia na portalu pojawi się komunikat o pomyślnym zakończeniu operacji.

Komunikat potwierdzający pomyślne dodanie nowego użytkownika

Zaktualizuj dane użytkownika lub jego uprawnienia

  • Otwórz zakładkę „Administracja”.

Zrzut ekranu z zakładki „Administracja”

W zakładce „Uprawnieni użytkownicy ” wybierz użytkownika, wpisując jego imię.

Zrzut ekranu z zakładki „Uprawnieni użytkownicy”

  • W rekordzie użytkownika wybierz opcję „Edytuj szczegóły”.

Zrzut ekranu z kartą użytkownika

  • W razie potrzeby zaktualizuj typ użytkownika,uprawnienia administratora lub dane osobowe .
  • Wybierz opcję „Aktualizuj”.

Zrzut ekranu z okna „Edytuj dane użytkownika”

Przejrzyj zmiany i wybierz opcję „Potwierdź zmiany”.

Zrzut ekranu przedstawiający zmiany na ekranie podsumowania danych użytkownika

Po zaktualizowaniu danych na portalu pojawi się komunikat o pomyślnym zakończeniu operacji.

Zrzut ekranu z komunikatem o pomyślnym zakończeniu operacji na portalu

Usuń użytkownika

  • Otwórz zakładkę „Administracja”.

Zrzut ekranu z zakładki „Administracja”

  • W zakładce „Uprawnieni użytkownicy” wybierz użytkownika, wpisując jego imię.

Zrzut ekranu przedstawiający listę uprawnionych użytkowników

  • Sprawdź niebieski baner lub profil użytkownika, aby upewnić się, że otworzyłeś profil właściwego użytkownika.
  • Wybierz opcję „Usuń z organizacji”.

Zrzut ekranu okna „Administracja” z zaznaczonym przyciskiem „Cofnij dostęp”

  • Przejrzyj wszystkie aktywne zadania wyświetlane w portalu.
  • Wybierz opcję „Cofnij dostęp”, aby potwierdzić usunięcie.

Zrzut ekranu przedstawiający kartę „Podsumowanie usunięcia uprawnień użytkownika”

Pojawi się komunikat w portalu informujący, że usunięcie przebiegło pomyślnie

Zrzut ekranu z komunikatem o pomyślnym zakończeniu operacji na portalu

Użytkownik nie będzie już mógł się zalogować ani przeglądać informacji o organizacji. Jeśli użytkownik ma aktywne zapytania, pozycje te powrócą do organizacji i będą mogły zostać ponownie przypisane.

Użytkownika, którego konto zostało usunięte, można ponownie zaprosić w późniejszym terminie, jeśli konieczne będzie przywrócenie mu dostępu.

Zaktualizuj dane organizacji

Otwórz zakładkę „Administracja”.

Zrzut ekranu z zakładki „Administracja”

  • Znajdź sekcję „Dane organizacji ” lub „Dane firmy”.
  • Wybierz opcję „Edytuj szczegóły”.

Zrzut ekranu przedstawiający kartę „Szczegóły organizacji” z zaznaczonym przyciskiem „Edytuj szczegóły”

  • W razie potrzeby zaktualizuj numer telefonu lub dane adresowe organizacji.
  • Wypełnij wszystkie pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką.
  • Wybierz opcję „Aktualizuj”.

Zrzut ekranu z zakładki „Szczegóły aktualizacji”

Zarządzaj klientami, zapytaniami i zadaniami

Administratorzy organizacji mogą przeglądać wszystkich klientów i zapytania powiązane z organizacją oraz zarządzać nimi, a także przydzielać zadania między użytkownikami.

Reprezentowanie klientów i zarządzanie ich sprawami

Aby dodać klienta, potrzebny jest jego prawidłowy numer identyfikacyjny imigracyjny. Portal wykorzystuje ten numer do zidentyfikowania klienta i wysłania wniosku o reprezentację.

Należy poprosić klienta o podanie numeru identyfikacyjnego imigracyjnego. Numer ten jest dostępny na pulpicie nawigacyjnym konta wnioskodawcy w portalu obsługi klienta ISD.

Zrzut ekranu przedstawiający widok wnioskodawcy w ogólnym portalu obsługi klienta ISD

 

Aby dodać klienta, należy:

  • Zaloguj się na swoje konto i wybierz zakładkę „Klienci”.

Zrzut ekranu ze strony głównej sekcji „Administracja”

Otwórz zakładkę „Organizacja ”, a następnie wybierz opcję „Dodaj klienta”.

Zrzut ekranu z zakładki „Organizacja” z zaznaczonym przyciskiem „Dodaj klienta”

Wprowadź numer identyfikacyjny klienta w urzędzie imigracyjnym.

Zrzut ekranu z zakładki „Dodaj klienta”

Sprawdź dokładnie numer identyfikacyjny i przejdź do wysłania wniosku o rozpatrzenie sprawy.

Sprawdź numer identyfikacyjny urzędu imigracyjnego

Jeśli numer identyfikacyjny imigracyjny zawiera błąd lub nie pasuje do żadnego wpisu, w portalu pojawi się komunikat: „Wystąpił błąd. Proszę sprawdzić podany numer identyfikacyjny imigracyjny”.

Zrzut ekranu z komunikatem o błędzie – sprawdź dokument tożsamości imigracyjnego

 

Wniosek organizacji już istnieje

Jeśli ktoś z organizacji wysłał już wniosek dotyczący tego samego klienta, w portalu pojawi się komunikat: „Twoja organizacja złożyła już wniosek o reprezentowanie tego klienta”.

Zrzut ekranu z komunikatem o błędzie – wniosek organizacji został już złożony

Po wysłaniu żądania reprezentacji na portalu pojawi się komunikat o pomyślnym zakończeniu operacji.

Zrzut ekranu z komunikatem o pomyślnym zakończeniu operacji

Znajdź klienta

Zaloguj się i wybierz zakładkę „Klienci”.

Zrzut ekranu strony głównej panelu administracyjnego z zaznaczoną zakładką „Klient”

Wybierz opcję „Obserwowani”, aby wyświetlić klientów powiązanych z Tobą, lub opcję „Organizacja”, aby wyświetlić klientów powiązanych z organizacją.

Zrzut ekranu z zakładki „Klient”, na którym zaznaczono przyciski „Obserwuj” i „Organizacja”

Skorzystaj z opcji wyszukiwania, sortowania lub filtrowania, aby znaleźć klienta.

Zrzut ekranu z listą klientów, na którym zaznaczono nagłówek kolumny „Imię”

Listę klientów można przeszukiwać lub sortować na podstawie takich informacji, jak:

  • Dokument tożsamości imigranta;
  • imię;
  • nazwisko;
  • data urodzenia;
  • adres e-mail; oraz
  • numer telefonu komórkowego.

Otwórz kartotekę klienta

  • Znajdź klienta na liście.
  • Wybierz imię klienta.
  • Sprawdź niebieski baner, aby upewnić się, że przeglądasz właściwy profil klienta.
  • W banerze pojawi się informacja, że przeglądasz właśnie profil wskazanego klienta.

Zrzut ekranu z banerem „Klienci”, na którym widoczna jest nazwa profilu

Wyświetl zapytania w zakładce „Zapytania”

  • Wybierz zakładkę „Zapytania” u góry portalu.

Zrzut ekranu z zakładki „Zapytania”

  • Wybierz opcję „Obserwowani” , aby wyświetlić zapytania związane z klientami, których obserwujesz, lub opcję „Organizacja” , aby wyświetlić wszystkie zapytania dotyczące organizacji.
  • Przeszukaj, filtruj lub sortuj listę, aby znaleźć szukane hasło.
  • Wybierz nazwę klienta lub identyfikator zapytania, aby otworzyć zapytanie.
  • Lista zapytań może obejmować:
    • klient;
    • Identyfikator zapytania;
    • typ;
    • podtyp;
    • status;
    • stworzone przez; oraz
    • data utworzenia.

Zrzut ekranu z zakładki „Szczegóły zapytań”

Wyświetl zapytania z rekordu klienta

Otwórz kartotekę klienta.

  • Przewiń w dół do dolnej karty lub tabeli.
  • Otwarte zapytania (w imieniu).
  • Wybierz odpowiednie zapytanie.

Zrzut ekranu z kartą klienta

Eksport zapytań klientów

  • Otwórz kartotekę klienta.

Zrzut ekranu strony głównej panelu administracyjnego z zaznaczoną zakładką „Klient”

  • Wybierz rekord klienta, który chcesz wyświetlić.

Zrzut ekranu z zakładki „Klient”

Zrzut ekranu z listą klientów, na którym zaznaczono nagłówek kolumny „Imię”

  • Otwarte zapytania (w imieniu).

Zrzut ekranu przedstawiający zapytania klientów

  • Zaznacz przycisk obok każdego zapytania, które chcesz wyeksportować.

Zrzut ekranu z nagłówkiem sekcji „Klienci”

Zrzut ekranu z zakładki „Zapytania”

  • Wybierz opcję „Eksportuj”.
  • Sprawdź ekran potwierdzenia.
  • Wybierz opcję „Eksportuj zapytania”.

Zrzut ekranu z podsumowaniem eksportu – przegląd i potwierdzenie

Wyświetl podgląd lub pobierz dokument klienta

  • Otwórz kartotekę klienta.
  • Przewiń do dolnej karty i otwórz zakładkę „Dokumenty”.

Zrzut ekranu przedstawiający zakładkę „Zapytania w imieniu”, z zaznaczoną zakładką „Dokumenty”

  • W kolumnie „Dotyczy” można sprawdzić zapytanie powiązane z każdym dokumentem.
  • Wybierz identyfikator zapytania, aby otworzyć powiązane zapytanie.
  • Wybierz nazwę pliku, aby wyświetlić podgląd dokumentu.
  • Kliknij ikonę pobierania, aby pobrać dokument.

Zrzut ekranu z zakładki „Dokumenty”

Zrzut ekranu przedstawiający ekran dokumentu zapytania przeznaczonego do eksportu

Usunięcie klienta powoduje zakończenie dostępu organizacji do tego klienta w ramach relacji „Przedstawiciel wnioskodawcy ”. Nie powoduje to jednak usunięcia konta klienta w Portalu Obsługi Klienta.

Aby usunąć klienta z organizacji:

  • Zaloguj się i wybierz zakładkę „Klienci”.

Zrzut ekranu strony głównej panelu administracyjnego z zaznaczoną zakładką „Klienci”

  • Znajdź klienta w zakładce „Obserwowani” lub „Organizacja”.

Zrzut ekranu z zakładki „Klienci” z zaznaczoną opcją „Organizacja/Obserwowani”

  • Wybierz imię klienta, aby otworzyć jego kartotekę.
  • Sprawdź baner profilowy, aby upewnić się, że otworzyłeś właściwą aplikację kliencką.

Zrzut ekranu z zakładki „Klienci”

  • Na karcie „Szczegóły klienta” wybierz opcję „Usuń klienta”.

Zrzut ekranu przedstawiający usunięcie zakładki „Podsumowanie klienta”

  • Jeśli klient ma jakieś aktywne pozycje (np. zapytania, wnioski), system poinformuje Cię o nich na tym ekranie. Sprawdź wszystkie aktywne zapytania lub wnioski wyświetlone na ekranie potwierdzenia.
  • Wybierz powód zakończenia reprezentacji.
  • Jeśli wybierzesz opcję „Inne”, wpisz powód w polu tekstowym.
  • Zapoznaj się z informacjami i potwierdź usunięcie.

Zrzut ekranu przedstawiający kartę „Usuń dane dostępowe klienta”

Przed usunięciem klienta należy sprawdzić, czy są w toku jakieś zadania

Zanim przejdziesz dalej, portal wyświetli aktywne zapytania lub wnioski powiązane z danym klientem.

Nie otrzymałeś kodu weryfikacyjnego

  • Wybierz opcję „Wyślij kod ponownie” obok przycisku „Prześlij”. Upewnij się, że sprawdzasz adres e-mail użyty do wysłania zaproszenia.

Nie można zeskanować kodu QR aplikacji Microsoft Authenticator

  • Wybierz opcję „Skonfiguruj ręcznie”i wprowadź kod wyświetlony w portalu.

Dokument tożsamości wydany przez urząd imigracyjny nie jest akceptowany

  • Sprawdź, czy numer identyfikacyjny imigracyjny nie zawiera błędów. Portal wyświetli komunikat o błędzie, jeśli numer ten nie będzie zgodny z danymi przechowywanymi w systemie.

Wniosek o przedstawienie stanowiska został już wysłany

  • Portal poinformuje Cię, czy dana organizacja złożyła już wniosek o reprezentowanie klienta. Przed wysłaniem kolejnego wniosku skonsultuj się z innymi użytkownikami z tej organizacji.

Poproś o dostęp w celu zarejestrowania organizacji

  • Wyślij wiadomość e-mail na adres [email protected], aby otrzymać link do rejestracji.

Zgłoś zapytanie dotyczące wsparcia organizacyjnego

  • Po zalogowaniu się administrator organizacji może przejść do sekcji „Administracja”, wybrać opcję „Zapytania do pomocy technicznej” i utworzyć zapytanie. Należy wybrać kategorię i podkategorię, opisać problem oraz w razie potrzeby załączyć odpowiedni plik.

Funkcja „Przedstawiciel wnioskodawcy” zapewnia użytkownikom dostęp do danych osobowych i informacji imigracyjnych. Każda organizacja musi starannie zarządzać uprawnieniami dostępu i dopilnować, by użytkownicy wykonywali wyłącznie te zadania, do których są uprawnieni.

Podczas korzystania z tej funkcji:

  • używaj swojego indywidualnego służbowego adresu e-mail i konta;
  • nie udostępniaj swojego hasła, kodu z aplikacji Microsoft Authenticator ani danych logowania;
  • przed wprowadzeniem zmiany sprawdź, czy otworzyłeś właściwy rekord użytkownika lub klienta;
  • przy wysyłaniu wniosku o reprezentację należy podać prawidłowy numer identyfikacyjny urzędu imigracyjnego;
  • zapewnić użytkownikom wyłącznie taki dostęp, jaki jest im niezbędny do pełnienia ich funkcji;
  • należy niezwłocznie zaktualizować lub cofnąć uprawnienia dostępu, gdy użytkownik zmieni stanowisko lub odejdzie z organizacji;
  • korzystać z tej funkcji wyłącznie w odniesieniu do klientów, których organizacja jest upoważniona reprezentować;
  • postępować z wyeksportowanymi zapytaniami i pobranymi dokumentami zgodnie z wymogami organizacji w zakresie ochrony danych i bezpieczeństwa informacji; oraz
  • zapoznać się z Warunkami korzystania z portalu i Polityką prywatności oraz przestrzegać ich postanowień.

Obowiązki administratora

Uprawnienia administratora obejmują zarządzanie użytkownikami, danymi organizacji, klientami, zapytaniami oraz przydzielaniem zadań. Organizacje powinny regularnie weryfikować uprawnienia administratora.