Функция «Представитель заявителя»

Функция «Представитель заявителя» является частью портала обслуживания клиентов Службы иммиграционных услуг (ISD). Она обеспечивает представителям заявителей более эффективный и безопасный способ цифрового взаимодействия с ISD от имени заявителей.

Данная функция предназначена для снижения административной нагрузки, минимизации использования бумажных документов и обеспечения наглядного централизованного доступа ко всей переписке. Она позволяет зарегистрированным организациям вести учетные записи участников и управлять запросами на представительство клиентов, запросами и сопутствующими документами через единую учетную запись.

Данное руководство предназначено для администраторов организации и членов организации, уполномоченных представлять интересы клиентов и использовать портал от имени своей организации.

В нем содержатся рекомендации о том, как:

• Создать организацию

• Управление организацией и участниками

• Представлять интересы клиентов и управлять их делами с помощью новой функции

Функция «Представитель заявителя» предназначена для юристов, предоставляющих услуги по представительству интересов заявителей. Юридические фирмы, желающие воспользоваться этой функцией, могут зарегистрировать аккаунт в службе поддержки клиентов ISD.

Благодаря функции «Представитель заявителя» организации могут:

• Зарегистрировать свою организацию и назначить первого администратора*.

• Добавлять участников организации и управлять их правами доступа.

• Отправлять запросы на представительство клиентов и управлять ими.

• Просматривать и скачивать записи о клиентах, запросы и документы, связанные с их организацией.

• Отправлять запросы в службу поддержки и отслеживать их статус в связи с использованием портала их организацией.

* Первым администратором организации должен быть зарегистрированный адвокат.

Использование данной функции регулируется Условиями использования и Политикой конфиденциальности портала обслуживания клиентов ISD, с которыми необходимо согласиться при активации учетной записи.

Перед тем как приступить к регистрации, убедитесь, что у вас есть:

  • доступ к компьютеру с подключением к Интернету;
  • доступ к вашей рабочей электронной почте (обычные почтовые ящики использовать нельзя)
  • мобильный телефон, на котором можно запустить приложение Microsoft Authenticator; и
  • ссылка для регистрации (если вы не получили приглашение на регистрацию, его можно запросить в службе поддержки клиентов ISD).

Для первичной регистрации воспользуйтесь компьютером

Не проводите первичную регистрацию с мобильного телефона или планшета. Вам понадобится мобильный телефон для настройки приложения Microsoft Authenticator, если вы используете страницу регистрации на другом устройстве.

Вам также понадобится информация об администраторе, назначенном при создании организации ( ) , а также о самой организации.

Сведения об администраторе организации на начальном этапе

  • номер профессиональной регистрации;
  • имя;
  • фамилия; и
  • личный рабочий адрес электронной почты.

Сведения об организации

  • название организации;
  • веб-сайт организации, если таковой имеется;
  • зарегистрирована ли данная организация в Коллегии адвокатов Ирландии;
  • имеет ли организация хотя бы одного адвоката, зарегистрированного в Ирландской коллегии адвокатов; и
  • число членов организации.

Требования к первоначальному администратору

Первым администратором организации должен быть зарегистрированный адвокат. Это является частью процедуры проверки организации и первоначальной настройки.

Когда организация впоследствии будет приглашать пользователей, каждый из них должен использовать индивидуальный адрес электронной почты с тем же доменным именем, которое было указано при создании организации.

Выберите, что вам нужно сделать

Зарегистрируйте и настройте свою организацию

Зарегистрируйте и настройте свою организацию

Зарегистрируйте свою организацию и активируйте первую учетную запись администратора.

Управление организацией и пользователями

Ваш контент размещается здесь

Приглашайте пользователей, назначайте права администратора, обновляйте данные и управляйте работой.

Представлять интересы клиентов и вести их дела

Ваш контент размещается здесь

Добавлять клиентов, просматривать записи, управлять запросами и документами, а также прекращать представительство.

Зарегистрируйте и настройте свою организацию

Получить ссылку для регистрации

Чтобы зарегистрировать свою организацию, вам понадобится ссылка для регистрации. Её можно получить двумя способами:

  • в электронном письме с приглашением пройти регистрацию, отправленном службой поддержки клиентов ISD; или
  • отправив письмо по адресу [email protected] с просьбой прислать ссылку для регистрации.

Завершите регистрацию

  • Откройте ссылку для регистрации. Вы попадёте на экран входа в портал обслуживания клиентов. Выберите «Активировать учётную запись».

Экран входа для начала процесса регистрации организации

  • Введите рабочий адрес электронной почты, к которому у вас есть удобный доступ, и нажмите «Отправить код подтверждения».

Экран ввода адреса электронной почты с кнопкой для запроса кода подтверждения

  • Откройте письмо с подтверждением и запишите код.

Скриншот электронного письма с кодом подтверждения

  • Вернитесь на портал, введите код подтверждения
  • Шаг 1: Введите данные первоначального администратора организации.
    Обратите внимание: первоначальный администратор должен быть зарегистрированным адвокатом.

Снимок экрана с формой для ввода данных об администраторе-учредителе

  • Шаг 2: Введите данные о вашей организации.

Снимок экрана с формой для ввода сведений об организации

  • Шаг 3: Проверьте введенные данные и отправьте заявку на регистрацию.

Скриншот с кратким обзором введенных данных и возможностью отправки Экран подтверждения, сообщающий о том, что запрос отправлен

Что происходит после отправки

Служба поддержки клиентов ISD рассмотрит заявку на регистрацию организации. После одобрения заявки администратор организации, указанный в заявке, получит электронное письмо с предложением зарегистрировать личную учетную запись.

Воспользуйтесь этими шашаги, если вы:

  • администратор организации, который первым активировал вашу учетную запись после того, как утверждения организации;
  • или пользователь, приглашенный присоединиться к организации, которая уже зарегистрирована.

Подтвердите свой адрес электронной почты

  • Откройте письмо с приглашением и выберите «Портал доступа/Настройка учетной записи».

Скриншот письма с приглашением первоначального администратора пройти регистрацию. В письме содержится ссылка для настройки учетной записи

Перейдя по ссылке, вам будет предложено загрузить приложение Microsoft Authenticator — инструмент многофакторной аутентификации, предназначенный для защиты вашей учетной записи от мошенничества.

Настройка многофакторной аутентификации (MFA)

Многофакторная аутентификация добавляет дополнительный уровень проверки безопасности при входе в систему. Портал использует приложение Microsoft Authenticator.

Экран с QR-кодом для загрузки приложения Microsoft AuthenticatorЗначки Google Play и Apple App Store

  • Если приложение Microsoft Authenticator ещё не установлено, загрузите его из Apple App Store или Google Play Store.
  • Откройте приложение Microsoft Authenticator на своем мобильном телефоне.
  • С помощью мобильного телефона отсканируйте QR-код, отображаемый на странице портала. Если вам не удается отсканировать QR-код, выберите пункт «Настроить вручную» и воспользуйтесь предоставленным кодом.

 Снимок экрана приложения Microsoft Authenticator, демонстрирующий, как добавить учетную запись с помощью выделенного символа «+», расположенного в правом верхнем углу  Второй скриншот приложения MS Authenticator, на котором показана возможность войти в систему или отсканировать QR-код  

Снимок экрана портала ISD, на котором красным кружком выделен QR-код, который пользователи могут отсканировать для привязки к учетной записи ISD Третий скриншот приложения MS Authenticator, на котором отображается шестизначный код аутентификации

 

  • Когда приложение Microsoft Authenticator начнёт отображать меняющийся проверочный код, вернитесь на портал и нажмите «Продолжить».
  • Введите текущий код из приложения Microsoft Authenticator и нажмите «Подтвердить». Убедитесь, что вы ввели самый последний код.

Снимок экрана портала, на котором пользователи могут ввести код из аутентификатора

Придумайте пароль и откройте панель управления

Теперь вам будет предложено создать пароль

  • Создайте и введите повторно пароль, соответствующий требованиям, указанным на экране. После ввода нажмите «Активировать учетную запись».

Экран с двумя полями, в которых пользователи могут ввести выбранный ими пароль и подтвердить его правильность

  • Ознакомьтесь с Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Подтвердите свое согласие и выберите «Перейти на панель управления».

Снимок экрана с запросом у пользователя согласия с Условиями использования и Политикой конфиденциальности

Ваша учетная запись теперь активирована. Для последующих входов в систему вам понадобятся адрес электронной почты, пароль и вновь сгенерированный код из приложения Microsoft Authenticator.

Управление организацией и пользователями

Первоначальный администратор организации

Первым администратором организации является зарегистрированный юрист, указанный при регистрации организации. После того как первый администратор организации активирует свою учетную запись, он сможет приступить к настройке пользователей и прав доступа в организации.

После настройки права доступа первоначального администратора можно изменить так же, как и права любого другого администратора организации. Организация может удалить или заменить первоначального администратора.

Администратор организации

Администратор организации может:

  • добавлять и удалять пользователей;
  • предоставить другому пользователю права администратора;
  • отменить права администратора;
  • редактировать данные об организации;
  • осуществлять управление всеми клиентами и запросами, связанными с организацией;
  • перераспределить работу;
  • удалить другого администратора; и
  • удалить или заменить первоначального администратора организации.

Член организации

Участник организации — это лицо, приглашенное к использованию учетной записи организации. Участник может быть зарегистрирован в качестве адвоката, помощника юриста или лица, не имеющего соответствующей квалификации.

Тип пользователя и права администратора

Тип пользователя определяет роль человека в организации. Доступ администратора представляет собой отдельное право. Администратор должен выбрать как правильный тип пользователя, так и указать, должен ли данный человек иметь доступ администратора.

Используйте личные рабочие адреса электронной почты

У каждого пользователя должен быть собственный адрес электронной почты. Адрес электронной почты должен содержать то же зарегистрированное доменное имя, что и у организации, например: [email protected].

Просмотры страниц «Подписчики» и «Организация»

В представлении «Следующее» отображаются клиенты и запросы, связанные с авторизовавшимся пользователем. В представлении «Организация» отображаются клиенты и запросы, доступные в рамках всей организации.

Раздел «Администрирование» доступен администраторам организации. Он используется для управления авторизованными пользователями, назначения прав доступа, управления данными организации и обработки запросов в службу поддержки организации.

Добавить пользователя

  • Войдите в свою учетную запись, а затем выберите вкладку «Администрирование».

Снимок экрана панели управления с выбранной вкладкой «Администрирование»

Перейдите на вкладку «Авторизованные пользователи » и нажмите «Добавить пользователя».

Снимок экрана вкладки «Авторизованные пользователи» с выделенной кнопкой «Добавить пользователя»

На вкладке «Добавить пользователя »

  • Раздел 1 — Роль пользователя: выберите соответствующий тип пользователя.
  • Раздел 2 — Доступ пользователя: Укажите, должен ли пользователь иметь права администратора.
  • Раздел 3 — Данные пользователя: Введите регистрационный номер пользователя (если требуется), имя, фамилию и личный рабочий адрес электронной почты.
  • Выберите «Проверить и отправить».

Снимок экрана вкладки «Добавить пользователя»

Проверьте данные, отображенные на экране подтверждения. Если все верно, нажмите «Отправить приглашение».

Снимок экрана с окном «Просмотр и подтверждение»

После отправки приглашения на портале появится сообщение об успешном выполнении операции.

Сообщение с подтверждением успешного выполнения операции, указывающее, что был добавлен новый пользователь

Обновление данных или прав доступа пользователя

  • Откройте вкладку «Администрирование».

Снимок экрана вкладки «Администрирование»

На вкладке «Авторизованные пользователи » выберите пользователя, указав его имя.

Снимок экрана вкладки «Авторизованные пользователи»

  • В записи пользователя выберите «Редактировать данные».

Скриншот записи о пользователе

  • При необходимости обновите тип пользователя,права администратора или личные данные .
  • Выберите «Обновить».

Скриншот страницы «Редактировать данные пользователя»

Просмотрите внесенные изменения и нажмите «Подтвердить изменения».

Скриншот экрана с обновленными данными пользователя

После обновления данных на портале отобразится сообщение об успешном выполнении операции.

Скриншот сообщения о успешном завершении операции на портале

Удалить пользователя

  • Откройте вкладку «Администрирование».

Снимок экрана вкладки «Администрирование»

  • На вкладке «Авторизованные пользователи» выберите пользователя, указав его имя.

Скриншот списка авторизованных пользователей

  • Проверьте синий баннер или анкету пользователя, чтобы убедиться, что вы открыли страницу нужного пользователя.
  • Выберите «Удалить из организации».

Снимок экрана окна «Администрирование» с выбранной кнопкой «Отменить доступ»

  • Просмотрите все текущие проекты, представленные на портале.
  • Выберите «Отменить доступ», чтобы подтвердить удаление.

Снимок экрана с карточкой «Сводка по удалению доступа пользователя»

Появится сообщение на портале, подтверждающее, что удаление прошло успешно

Скриншот сообщения о успешном завершении операции на портале

Пользователь больше не сможет входить в систему или просматривать информацию об организации. Если у пользователя есть активные запросы, эти задания вернутся в организацию и могут быть переназначены.

Удаленного пользователя можно позже пригласить снова, если ему необходимо восстановить доступ.

Обновить данные об организации

Откройте вкладку «Администрирование».

Снимок экрана вкладки «Администрирование»

  • Найдите раздел «Сведения об организации » или «Сведения о компании».
  • Выберите «Редактировать детали».

Снимок экрана с карточкой «Сведения об организации», на которой выделена кнопка «Изменить сведения»

  • При необходимости обновите номер телефона или адресные данные организации.
  • Заполните все обязательные поля, отмеченные звездочкой.
  • Выберите «Обновить».

Скриншот вкладки «Сведения об обновлении»

Управление клиентами, запросами и работой

Администраторы организации могут просматривать всех клиентов и запросы, связанные с организацией, управлять ими, а также перераспределять задачи между пользователями.

Представлять интересы клиентов и вести их дела

Чтобы добавить клиента, вам понадобится его правильный иммиграционный идентификационный номер. Портал использует этот идентификационный номер для поиска клиента и отправки запроса на представительство.

Вам необходимо запросить у клиента иммиграционный идентификатор. Его можно найти на панели управления учетной записи заявителя на портале обслуживания клиентов ISD.

Снимок экрана с видом «Заявитель» на общем портале обслуживания клиентов ISD

 

Чтобы добавить клиента, вам необходимо:

  • Войдите в свою учетную запись и перейдите на вкладку «Клиенты».

Скриншот главной страницы администрации

Откройте вкладку «Организация » и выберите пункт «Добавить клиента».

Снимок экрана вкладки «Организация» с выделенной кнопкой «Добавить клиента»

Введите иммиграционный идентификационный номер клиента.

Снимок экрана вкладки «Добавить клиента»

Внимательно проверьте идентификатор и отправьте запрос на представление.

Проверьте иммиграционный идентификатор

Если иммиграционный идентификатор содержит ошибку или не совпадает с записью в базе данных, на портале отобразится сообщение: «Произошла ошибка. Пожалуйста, проверьте введенный иммиграционный идентификатор».

Скриншот сообщения об ошибке — проверьте иммиграционный удостоверение личности

 

Запрос от организации уже существует

Если кто-либо из вашей организации уже отправил запрос в отношении этого же клиента, на портале появится сообщение: «Ваша организация уже отправила запрос на представление интересов этого клиента».

Скриншот сообщения об ошибке — запрос от организации уже отправлен

После отправки запроса на представление на портале отобразится сообщение об успешном выполнении операции.

Скриншот сообщения об успешном выполнении операции

Найти клиента

Войдите в систему и выберите вкладку «Клиенты».

Скриншот главной страницы админ-панели с выделенной вкладкой «Клиенты»

Выберите «Подписчики», чтобы увидеть клиентов, связанных с вами, или «Организация», чтобы увидеть клиентов, связанных с организацией.

Скриншот вкладки «Клиенты» с выбранными кнопками «Подписаться» и «Организация»

Воспользуйтесь функциями поиска, сортировки или фильтрации, чтобы найти клиента.

Снимок экрана со списком клиентов, на котором выделен заголовок столбца «Имя»

Список клиентов можно просматривать или сортировать по следующим критериям:

  • Идентификационный номер иммигранта;
  • имя;
  • фамилия;
  • дата рождения;
  • адрес электронной почты; и
  • номер мобильного телефона.

Открыть запись клиента

  • Найдите клиента в списке.
  • Выберите имя клиента.
  • Обратите внимание на синий баннер, чтобы убедиться, что вы просматриваете правильный профиль клиента.
  • На баннере будет указано, что вы сейчас просматриваете профиль указанного клиента.

Скриншот баннера «Клиенты», на котором выделено имя профиля

Просмотр запросов на вкладке «Запросы»

  • Выберите вкладку «Запросы» в верхней части портала.

Скриншот вкладки «Запросы»

  • Выберите «Подписчики», чтобы просмотреть запросы , связанные с клиентами, на которых вы подписаны, или «Организация» , чтобы просмотреть все запросы, связанные с организацией.
  • Воспользуйтесь поиском, фильтрами или сортировкой списка, чтобы найти нужный запрос.
  • Выберите имя клиента или идентификатор запроса, чтобы открыть запрос.

  • Список запросов может включать:

    • клиент;
    • Идентификатор запроса;
    • тип;
    • подтип;
    • статус;
    • создано; и
    • дата создания.

Скриншот вкладки «Подробности запросов»

Просмотр запросов из записи клиента

Откройте запись клиента.

  • Прокрутите страницу до нижней карточки или таблицы.
  • Открытые запросы (от имени).
  • Выберите нужный запрос.

Снимок экрана с записью о клиенте

Экспорт запросов клиентов

  • Откройте запись клиента.

Скриншот главной страницы админ-панели с выбранной вкладкой «Клиенты»

  • Выберите запись клиента, которую хотите просмотреть.

Снимок экрана вкладки «Клиент»

Снимок экрана списка клиентов с выделенным заголовком столбца «Имя»

  • Открытые запросы (от имени).

Скриншот запросов клиентов

  • Выберите кнопку рядом с каждым запросом, который хотите экспортировать.

Скриншот заголовка раздела «Клиенты»

Скриншот вкладки «Запросы»

  • Выберите «Экспорт».
  • Ознакомьтесь с экраном подтверждения.
  • Выберите «Экспорт запросов».

Снимок экрана с окном «Просмотр и подтверждение сводки экспорта»

Просмотреть или скачать документ клиента

  • Откройте запись клиента.
  • Прокрутите страницу до нижней карточки и откройте вкладку «Документы».

Снимок экрана с вкладкой «Запросы от имени», на которой выбрана вкладка «Документы»

  • Воспользуйтесь столбцом «Относительно», чтобы увидеть запрос, связанный с каждым документом.
  • Выберите идентификатор запроса, чтобы открыть соответствующий запрос.
  • Выберите имя файла, чтобы просмотреть документ.
  • Нажмите на значок загрузки, чтобы скачать документ.

Скриншот вкладки «Документы»

Снимок экрана с документом запроса для экспорта

Удаление клиента приводит к прекращению доступа организации к данному клиенту в рамках отношений «Представитель заявителя ». При этом учетная запись самого клиента на портале обслуживания клиентов не удаляется. 

Чтобы удалить клиента из вашей организации:

  • Войдите в систему и выберите вкладку «Клиенты».

Снимок экрана главной страницы админ-панели с выбранной вкладкой «Клиенты»

  • Найдите клиента на вкладке «Подписчики» или «Организация».

Скриншот вкладки «Клиенты» с выбранными параметрами «Организация» и «Подписчики»

  • Выберите имя клиента, чтобы открыть его карточку.
  • Посмотрите на баннер в профиле, чтобы убедиться, что вы открыли нужный клиент.

Скриншот вкладки «Клиенты»

  • На карточке «Сведения о клиенте» выберите пункт «Удалить клиента».

Скриншот вкладки «Удалить сводку по клиенту»

  • Если у клиента есть какие-либо активные элементы (например, запросы, заявки), система уведомит вас об этом на данном экране. Просмотрите все активные запросы или заявки, отображаемые на экране подтверждения.
  • Выберите причину прекращения представительства.
  • Если вы выберете вариант «Другое», введите причину в текстовое поле.
  • Ознакомьтесь с информацией и подтвердите удаление.

Скриншот карточки «Удалить данные доступа клиента»   

Перед удалением клиента проверьте текущие задания

Прежде чем продолжить, на портале будут отображены активные запросы или заявки, связанные с данным клиентом.

 

Вы не получили код подтверждения

  • Выберите «Повторно отправить код » рядом с кнопкой «Отправить». Убедитесь, что вы указали адрес электронной почты, использованный для отправки приглашения.

Не удается отсканировать QR-код приложения Microsoft Authenticator

  • Выберите вариант «Настроить вручную»и введите код, указанный на портале.

Иммиграционный удостоверение личности не принимается

  • Проверьте иммиграционный идентификатор на наличие ошибок. Портал выдаст сообщение об ошибке, если идентификатор не совпадает с информацией, хранящейся в системе.

Запрос на предоставление информации уже отправлен

  • Портал сообщит вам, если данная организация уже отправила запрос на представление интересов клиента. Прежде чем отправлять новый запрос, уточните это у других пользователей из этой организации.

Подать заявку на доступ для регистрации организации

  • Напишите на адрес [email protected], чтобы получить ссылку для регистрации.

Обратиться с запросом о поддержке организации

  • После входа в систему администратор организации может открыть раздел «Администрирование», выбрать пункт «Запросы в службу поддержки» и создать запрос. Выберите категорию и подкатегорию, опишите проблему и, при необходимости, приложите соответствующий файл.

Функция «Представитель заявителя» предоставляет пользователям доступ к личной и иммиграционной информации. Каждая организация должна тщательно контролировать доступ и следить за тем, чтобы пользователи выполняли только те задачи, на выполнение которых они уполномочены.

При использовании данной функции:

  • используйте свой личный рабочий адрес электронной почты и учетную запись;
  • не сообщайте никому свой пароль, код приложения Microsoft Authenticator или данные для входа;
  • прежде чем вносить изменения, убедитесь, что вы открыли нужную запись пользователя или клиента;
  • при отправке запроса о представлении интересов указывайте правильный иммиграционный идентификационный номер;
  • предоставлять пользователям только тот доступ, который необходим для выполнения их должностных обязанностей;
  • незамедлительно обновлять или отменять доступ в случае смены должности пользователем или его ухода из организации;
  • использовать данную функцию только в отношении клиентов, которых организация уполномочена представлять;
  • обрабатывать экспортированные запросы и загруженные документы в соответствии с требованиями организации в области защиты данных и информационной безопасности; и
  • ознакомьтесь с Условиями использования портала и Политикой конфиденциальности и соблюдайте их.

Ответственность администратора

Права администратора включают управление пользователями, данными организации, клиентами, запросами и распределением задач. Организациям следует регулярно пересматривать права администратора.