申请人代表功能
“申请人代表”功能是“移民服务交付（ISD）客户服务门户”的一部分。该功能为申请人代表提供了一种更高效、更安全的方式，使其能够代表申请人通过数字渠道与ISD进行沟通。
该功能旨在减轻行政工作量，减少对纸质文件的依赖，并提供所有通信内容的清晰、集中视图。它 允许已注册的组织通过单一账户维护会员账户，并管理客户代理请求、查询及相关文件。
本指南适用于组织管理员以及获授权代表客户并代表其组织使用该门户的组织成员。
该指南就以下方面提供了指导：
• 成立一个组织
• 管理组织和成员
• 使用新功能代表并管理客户
选择你需要做的事情
注册并设置您的组织
注册您的组织并激活首个管理员账户。
管理您的组织和用户
邀请用户、授予管理员权限、更新详细信息并管理工作。
代表并管理客户
添加客户、查看记录、管理查询和文件，以及终止代理关系。
注册并设置您的组织
获取注册链接
在注册您的组织之前，您需要一个注册链接。您可以通过以下两种方式获取该链接：
- 在 ISD 客户服务部发出的“注册邀请”电子邮件中；或
- 请发送电子邮件至[email protected]索取注册链接。
完成注册
- 打开注册链接。系统将跳转至客户服务门户的登录页面。选择“激活账户”。
- 请输入一个您能轻松访问的工作邮箱地址，然后点击“发送验证码”。
- 打开验证邮件，记下验证码。
- 返回门户网站，输入验证码
- 步骤 1：输入初始组织管理员的详细信息。
请注意，初始管理员必须是注册律师。
- 第 2 步：输入 您的组织信息。
- 第 3 步：核对 信息并提交注册申请。
提交后会发生什么
ISD 客户服务团队将审核该组织的注册申请。组织申请获批后，申请中指定的初始组织管理员将收到一封电子邮件，邀请其注册个人账户。
请使用这些步骤，如果您属于以下情况：
- 最初为您激活账户的组织管理员 在 组织获得批准后；
- 或者被邀请加入某个组织的用户，而该组织 已注册。
请验证您的电子邮箱地址
- 打开邀请邮件，然后选择“访问门户/设置账户”。
点击该链接后，系统会提示您下载 Microsoft Authenticator 应用，这是一款用于保护您的账户免受欺诈的多因素身份验证工具。
设置多因素身份验证（MFA）
多因素身份验证会在您登录时增加一道额外的安全验证。该门户网站使用的是 Microsoft Authenticator 应用。
- 如果尚未安装 Microsoft Authenticator 应用，请从 Apple App Store 或 Google Play 商店下载。
- 在手机上打开“Microsoft Authenticator”应用。
- 请使用手机扫描门户页面上显示的二维码。如果无法扫描二维码，请选择“手动设置”，并使用提供的代码。
- 当 Microsoft Authenticator 开始显示动态验证码时，请返回门户并选择“继续”。
- 请输入 Microsoft Authenticator 生成的当前验证码，然后点击“验证”。请确保输入的是最新的验证码。
设置密码并打开仪表盘
系统现在将提示您设置密码
- 请设置并再次输入一个符合屏幕上显示要求的密码。输入完成后，请点击“激活您的账户”。
- 请阅读《使用条款》和《隐私声明》。确认您同意后，请选择“继续进入仪表盘”。
您的帐户现已激活。今后登录时，您需要提供您的电子邮件地址、密码以及新生成的 Microsoft Authenticator 验证码。
管理您的组织和用户
“管理”区域仅对组织管理员开放。该区域用于管理授权用户、分配权限、管理组织信息以及处理组织支持咨询。
添加用户
- 登录您的账户，然后选择 “管理”选项卡。
选择“授权用户”选项卡，然后选择“添加用户”。
在“添加用户”选项卡中
- 第 1 节 – 用户角色：选择适当的用户类型。
- 第 2 节 – 用户访问权限：选择该用户是否应具有管理员权限。
- 第 3 节——用户详细信息：在相应位置填写用户的职业注册号、名字、姓氏及个人工作电子邮箱地址。
- 选择“审阅并发送”。
请核对确认页面上显示的详细信息。如果无误，请点击“发送邀请”。
邀请发送成功后，门户网站将显示一条成功提示信息。
更新用户的详细信息或权限
- 打开“管理”选项卡。
在“授权用户”选项卡中 ，通过选择用户的名字来选定该用户。
- 在用户记录中，选择“编辑详细信息”。
- 根据 需要更新用户类型、管理员权限或个人详细信息 。
- 选择“更新”。
查看更改内容，然后选择“确认更改”。
详细信息更新完成后，门户网站将显示一条成功提示。
删除用户
- 打开“管理”选项卡。
- 在“授权用户”选项卡中，通过选择用户的名字来选定该用户。
- 请查看蓝色横幅或用户记录，以确保您打开的是正确的用户。
- 选择“从组织中移除”。
- 查看门户网站上显示的任何正在进行的工作。
- 选择“撤销访问权限”以确认删除。
系统将显示一条提示信息，表明删除操作已成功完成
该用户将无法再登录或查看组织信息。如果该用户有正在处理的查询，这些查询将归还给组织，并可重新分配。
如果被移除的用户需要恢复访问权限，日后可以再次邀请该用户。
更新组织信息
打开“管理”选项卡。
- 找到“组织详情”或“公司详情”部分。
- 选择“编辑详细信息”。
- 请根据需要更新组织的电话号码或地址信息。
- 请填写所有标有星号的必填项。
- 选择“更新”。
管理客户、咨询和工作
组织管理员可以查看和管理与该组织相关的所有客户和查询，并在用户之间重新分配工作。
代表并管理客户
要添加客户，您需要该客户的正确移民身份证号。该门户网站将使用此身份证号查找客户并发送代理请求。
您需要向客户索取移民身份证号。该信息可在 申请人ISD客户服务门户账户的仪表盘上查阅。
要添加一个客户，您需要：
- 登录您的账户，然后选择“客户”选项卡。
打开“组织”选项卡，然后选择“添加客户”。
请输入客户的移民身份证号。
请仔细核对ID，然后继续发送代理请求。
核对移民身份证
如果移民身份证号有误或与系统记录不符，门户网站将显示：“发生错误。请核对您提供的移民身份证号。”
该组织请求已存在
如果该组织内已有人员针对同一客户提交过申请，门户网站将显示：“贵组织已提交过代表该客户的申请。”
当表示请求发送成功后，门户将显示一条成功提示信息。
寻找客户
登录并选择“客户”选项卡。
选择“关注”可查看与您相关的客户，或选择“组织”可查看与该组织相关的客户。
请使用搜索、排序或筛选选项来查找该客户。
可以使用以下信息对客户列表进行搜索或排序：
- 移民身份证；
- 名字；
- 姓氏；
- 出生日期；
- 电子邮箱地址；以及
- 手机号码。
打开客户记录
- 在列表中找到该客户。
- 请选择客户的名字。
- 请查看蓝色横幅，以确认您查看的是正确的客户资料。
- 横幅上将显示您当前正在查看该指定客户的个人资料。
在“查询”选项卡中查看查询
- 在门户顶部选择“查询”选项卡。
- 选择“关注”可查看与您关注的客户相关的查询，或选择“组织”可查看所有组织的 查询。
- 搜索、筛选或排序列表以查找该查询。
- 选择客户名称或查询 ID 以打开该查询。
-
查询列表可能包括：
- 客户端；
- 查询 ID；
- type;
- 子类型；
- 状态；
- 由……创建；以及
- 创建日期。
查看客户端记录中的查询
打开客户记录。
- 请滚动到下方的卡片或表格处。
- 待处理查询（代为处理）。
- 请选择相应的查询。
导出客户查询
- 打开客户记录。
- 请选择您要查看的客户记录。
- 待处理查询（代为处理）。
- 请勾选要导出的每个查询旁边的按钮。
- 选择“导出”。
- 请查看确认页面。
- 选择“导出查询”。
预览或下载客户文件
- 打开客户记录。
- 向下滚动至最下方的卡片，然后打开“文档”选项卡。
- 使用“关于”列查看与每份文档相关的查询。
- 选择一个查询 ID 以打开相关的查询。
- 选择文件名以预览文档。
- 点击下载图标以下载该文档。
删除客户将终止该组织通过“申请人代表”关系对该客户的访问权限。此操作不会删除客户自身的“客户服务门户”账户。
要将某位客户从您的组织中移除：
- 登录并选择“客户”选项卡。
- 在“关注”或“组织”选项卡中查找该客户。
- 选择客户的名字即可打开客户档案。
- 请查看个人资料横幅，确认您打开的是正确的客户端。
- 在“客户详情”卡片中，选择“移除客户”。
- 如果客户有任何待处理事项（例如：查询、申请），系统将在本屏幕中向您通知这些事项。请查看确认屏幕上显示的任何待处理查询或申请。
- 请选择终止代理关系的理由。
- 如果您选择“其他”，请在文本框中输入原因。
- 请核对相关信息并确认删除。
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在移除客户之前，请检查当前正在进行的工作 在您继续操作之前，该门户将显示与该客户相关的活跃查询或申请。 |